「仕事を早く終わらせて毎日定時で帰宅したいなー。仕事の効率を上げる方法を教えて！ by 20代男性」
このような疑問に答えます。
こんにちは、大手メーカー営業の涼です。
私は周りから仕事が速いと言われることが多いです。
ブログを書く時間を捻出するため、仕事を効率化しようと日々努力しているからです。
結果、ほぼ毎日定時に帰宅しています。（2019年2月の残業時間は11時間でした）
今回、私が実践している仕事を効率化する方法をご紹介します。
本記事を読めば定時に帰れる可能性が一気に上がります。
ぜひご覧ください。
仕事を効率化して絶対に定時帰宅する方法１０選【も実践中】
メール処理を高速化する
仕事を効率化することは「メール処理を高速化する」のと同じと言っても過言ではありません。
メールを早く打つには単語登録が効果絶大です。
ぜひ下記の記事をご覧ください。
【爆速】単語登録でメール処理を効率化するコツ【登録単語を紹介】
雑談は控える
仕事中の雑談はできるだけ控えましょう。
雑談をするとそこで集中力が途切れてしまいます。
やるべき仕事に対して、一直線で取り組みましょう。
雑談は昼休憩や移動中などに留めたほうがいいです。
ただ、仕事中何度も雑談をしてくる先輩や同僚がいるかもしれません。
無視する訳にもいかないので、対応はする必要があります。
そんな時は、最初の話の部分だけちゃんと聞きます。
雑談が長くなってきたら、キーボードを叩きながら「そうなんですねー」「なるほどー」とか繰り返しましょう。
相手もだんだん話しがいが無いなと感じて、喋るのを止めてくれます。
優先順位を付ける
重要度と緊急度に応じて、各タスクの優先順位を決めます。
「この仕事は急ぎか？」「このメールは今読む必要があるか？移動中にスマホで読めばいいのでは？」など、常に一旦考えてからやるタスクを選びます。
仕事のできない人ほど、やり方が分かっている作業や簡単な作業を優先しがちです。
重要度が高く、緊急度の高い仕事から手を付けていきましょう。
全体像をイメージ
タスクをこなす際は、全体像をイメージしましょう。
例えば、メールを作成する時、「どのような流れで書くか」をざっとイメージしてから書くようにします。
何も考えずに書き出すと、修正のための手戻りが発生します。
タスクは一元管理。バラバラはダメ。
タスクは一元管理します。
全てのタスクを一目見て分かるようにしましょう。
例えば、Outlookのタスク、メモ帳のタスク、ノートのタスク、というように複数で管理すると非効率です。
書いたまま忘れてしまうこともあります。
もしOutlookを会社で使用しているのであれば、Outlookに全てのタスクを登録することをおすすめします。
打ち合わせでノートに宿題事項を書いたら、帰社したタイミングでOutlookのタスクボックスに転機します。
メールを丁寧に書かない。悩まない。
メールを丁寧に書かないようにしましょう。
丁寧に書いても時間が浪費されるだけです。
「丁寧な表現を使うことで相手に好印象を与えたい（嫌われたくない）」という考えを持つと、どんどんスピードが失われます。
ある程度質は犠牲にして、スピード重視でメールを作成しましょう。
「この人は淡白なメールを書く人なんだな」という印象を持ってもらったほうがいいです。
人に投げる作業はすぐに投げる
人に依頼すべき作業はすぐに依頼するようにします。
なぜなら、自分が抱え込んでいると、相手の作業が進まないからです。
自分がやるべき作業の優先順位を下げてでも、とにかく人に作業を投げるのを先にしましょう。
飲み物を飲みすぎない。
仕事中に飲み物を飲みに過ぎないのもポイントです。
水分を取るとトイレに行く回数が増えて、その分集中が途切れる原因になります。
全く飲まないのもよくありませんが、適度な量に留めましょう。
相談する。抱え込まない
作業中に悩むことがあったらすぐに周りの人に聞きましょう。
答えがもらえなくても、問い合わせ先の部署や人を教えてもらったりできます。
プライドの高い人はすぐに相談するというのができません。
ずっと１人で解決しようとして何時間も時間を浪費します。
誰にでも分からないことはあるものです。
むしろ、分からないことをすぐに質問して解決できる人のほうが優秀と思われます。
どんどん聞いていきましょう。
※ただし、ある程度自分で調べてから質問するようにします。何も調べずに聞くのは相手に失礼になります。
メールと電話の使い分けをきっちりやる
仕事のできない人ほどメールを多用しがちです。
メールは「大勢の人に同時に伝わる。複雑なことを分かりやすく伝えれる。証跡が残る。」といったメリットがあります。
ただ、メールはスピード感に欠けます。
簡単な内容であれば電話をかけてすぐに解決したほうがいいです。
私の周囲でも仕事ができる人は電話をかけまくっています。
まとめ
今回、仕事を効率化して絶対に定時帰宅する方法をご紹介しました。
