このような疑問に答えます。
記事の内容
- 単語登録でメール処理を効率化するコツ
こんにちは、涼です。
みなさん、仕事でメールをする時、単語登録をしていますか？
単語登録をするとメール返信を爆速で行うことができます。
ただ、具体的にどんな単語を登録すればいいか分からない方が多いのではと思います。
今回、私が登録している単語をご紹介します。
ぜひご覧ください。
なぜ単語登録をするべきか？
そもそもなぜ単語登録をすべきか、理由を説明します。
メールの返信が速いだけで「仕事ができる人」という評価をもらえる
メールの返信が速くなると、それだけで「仕事ができる人」という評価を社内外からもらえます。
具体的には「誠意がある」「事務処理力が高い」という評価です。
メールの中身が大した内容でなくても、速いと高評価になるのです。
単語登録は手軽にできるのに、やってる人が少ない【差別化のチャンス】
単語登録は手軽にできます。
しかも、一度登録してしまえば定年を迎えるまで永久に利用できます。
コスパ抜群です。
それなのに単語登録をやっていない人が会社にはかなり多いです。
なぜかと言うと、仕事を効率化しようという発想がないからです。
彼らはだらだら残業して時間を無為にしています。
単語登録をすれば、残業が減って早く帰宅できる
単語登録をすればメール処理が爆速になるので、早く帰宅できるようになります。
残業とは無縁の生活です。
なぜなら、オフィスワークの大半はメールで成り立っているからです。
電話や打合せ、資料作成の時間もあるかもしれませんが、大半はメール処理に時間を費やしているかと思います。
そのメール処理の時間を大幅に削減することで、仕事を早く終わらせることができるようになります。
単語登録のコツをご紹介【優先度が高い順】
次に単語登録のコツをご紹介します。
優先度が高い順に記載しているので、ぜひ上から試してみてください。
メールアドレスを単語登録する
まず最初にやるべきはメールアドレスの登録です。
名字の最初の２文字＋メールアドレスの「め」
で登録します。
下図は具体例です。
| 単語 | 読み |
| takahashi.ryosuke@toyota.jp.com | たかめ |
| arita.mitsuru@toyota.jp.com | ありめ |
| ikeda.keisuke@toyota.jp.com | いけめ |
メールアドレスを単語登録しておくと、メールを送信する時に、一瞬でアドレスを入力できます。
爆速です。
よくやり取りする同じ部署の人、社外の人を登録しておきましょう。
毎回Outlookの宛先欄で人を検索しメールアドレスを入力している同僚より、かなり早く入力できます。
単語登録をしておけば、0.5秒でメールアドレスを入力できるのに、同僚は10秒近くかかっています。
宛先が増えるほど、大きな時間差になります。
※私は入社４年間で７４人登録しました。
名字が同じ人のメールアドレスの単語登録は、下記のように名前を１文字入れて違いを出します。
「田中 たろう」→たなため
「田中 ゆたか」→たなゆめ
会社名を単語登録する
社外にメールを出す時に、毎回会社名を全てタイピングしていませんか？
例えば、トヨタ自動車株式会社を普通にローマ字入力すると
「toyotazidousyakabushikigaisya」（全29文字）です。
しかし、ｔｚで登録すれば2文字で済みます。（ToyotaZidousya）
会社名は社外にメールを出すたびに入力するものなので、単語登録の効果は大きいです。
下図はその他の具体例です。
| 単語 | 読み |
| ソフトバンク株式会社 | ｓｂ |
| 日本マイクロソフト株式会社 | ｍｓ |
| 味の素株式会社 | あｍ |
よく使うフレーズを単語登録する
「ありがとうございます」や「おつかれさまです」などのよく使うフレーズも単語登録しておきましょう。
文字数が多ければ多いいほど、単語登録の効果は出ます。
■感謝系
| 単語 | 読み |
| ありがとうございます。 | ありす |
| ありがとうございました。 | ありた |
| ご確認いただきありがとうございます。 | ごかあり |
| ご回答いただきありがとうございます。 | ごかあり |
| ご対応いただきありがとうございます。 | ごたあり |
| ご調整いただきありがとうございます。 | ごちょあり |
| ご連絡いただきありがとうございます。 | ごれあり |
| 送付いただきありがとうございます。 | そふあり |
| 確かに受領させていただきました。 | たしじゅ |
■疑問系
| 単語 | 読み |
| よろしいでしょうか？ | よろし |
| いかがでしょうか？ | いかが |
| ご教示いただけますか？ | ごきょ |
| ご調整いただけないでしょうか？ | ごちょ |
| ご都合はいかがでしょうか？ | ごつご |
■丁寧系
| 単語 | 読み |
| いたします。 | いた |
| ございます。 | ござ |
| させていただきます。 | させ |
| させていただきました。 | させた |
■枕詞系
| 単語 | 読み |
| お忙しいところ | おい |
| 恐れ入りますが、 | おそ |
| 大変恐れ入りますが、 | たいおそ |
| お手数ですが、 | おで |
| お手数をおかけしますが、 | おてお |
| ご足労をおかけしますが、 | ごそ |
■メール冒頭系
| 単語 | 読み |
| おつかれさまです。 | おつ |
| お世話になっております。 | おせ |
| インラインにて失礼致します。 | いんら |
| ご質問について回答させていただきます。 | ごしかい |
| 先ほどお電話差し上げた件になります。 | さきお |
| 五月雨で申し訳ありません。 | さみ |
■了解系
| 単語 | 読み |
| 承知しました。 | しょう |
| 承知いたしました。 | しょい |
| 了解です。 | りょ |
■文末系
| 単語 | 読み |
| 取り急ぎ失礼致します。 | とりい |
| 何卒宜しくお願い致します。 | なにと |
| 引き続きよろしくお願いいたします。 | ひきよろ |
| 以上、よろしくお願いいたします。 | いじょう |
■依頼系
| 単語 | よみ |
| お願いします。 | おね |
| ご確認をお願い致します。 | ごか |
| 願います。 | ねが |
■謝る系
| 単語 | 読み |
| 申し訳ありません。 | もう |
| 大変申し訳ありません。 | たいもう |
| 失礼しました。 | しつ |
| すみません。 | すみ |
仕事でよく使う単語を登録する
業務用語を単語登録するのもおすすめです。
私はIT業界なので、IT系のワードを多く登録しています。
■IT系
| 単語 | 読み |
| アプリケーション | あｐｐ |
| バックアップ | ｂｋ |
| クラウド | ｃｌ |
| インフラ | いｆ |
| データセンター | ｄｃ |
| ハードウェア | ｈｗ |
| ミドルウェア | ｍｗ |
| サーバ | ｓｖ |
| ソフトウェア | ｓｗ |
| システム | しす |
| ストレージ | すと |
| ソリューション | そりゅ |
| リプレース | りぷ |
| ネットワーク | んｗ |
■IT系以外
| 単語 | 読み |
| アセスメント | あせす |
| 打合せ | うちあ |
| ファイル | ｆｌ |
| 御見積書 | おみ |
| 見積書 | みつ |
| 検収書 | けんし |
| 契約書 | けいや |
| 貴社ご指定場所 | きし |
| プロジェクト | ｐｊ |
| 顧客 | こき |
| コストシミュレーション | こすし |
| コミュニケーション | こみ |
| 作業報告書 | さほ |
| 受託条件明細 | じゅた |
| スケジュール | すけ |
| 注文書 | ちゅ |
| 利用実績報告書 | りじ |
ファイル名用の単語も登録
資料のファイル名をつける時によく使う単語も登録しましょう。
例えば、「20190301_【御見積書】社内用サーバ」という名前にする時、【御見積書】を単語登録しておくと便利ですよね。
| 単語 | よみ |
| 【御見積書】 | かこお ※かこは【】の意 |
| 【期日】 | かこき |
| 【契約書】 | かこけ |
| 【注文書】 | かこちゅ |
| 【検収書】 | かこけ |
曜日を単語登録する
会議や打合せの日程調整をする時、曜日を書くことが多いかと思います。
例：2019年3月1日（金）
そのため、下図のように曜日も登録しましょう。
| 単語 | よみ |
| （月） | ｙ１ |
| （火） | ｙ２ |
| （水） | ｙ３ |
| （木） | ｙ４ |
| （金） | ｙ５ |
電話番号を単語登録する
電話番号も単語登録しておくと便利です。
| 単語 | 読み |
| 080-2201-2021 | けいたい |
| 7032-3212 | かいない ※会社の内線 |
| 03-5432-4421 | かいがい ※会社の外線 |
自分の会社の住所を単語登録する
自分の会社の住所を単語登録しておくと便利です。
社外の人に住所を伝える際に、毎回ググらなくて済みます。
| 単語 | 読み |
| 〒471-8571 愛知県豊田市トヨタ町1番地 | とよじゅ ※トヨタの住所 |
役職名を単語登録する
役職名も単語登録しておくと渋ります。
特に、マネージャーやシニアマネージャーなど文字数が多い場合に効果的です。
課長や部長だと文字数が少ないため、単語登録は不要です。
| 単語 | 読み |
| マネージャー | mgr |
| シニアマネージャー | ｓんｍ |
| シニアディレクター | ｓｄ |
まとめ
今回、単語登録の例をご紹介しました。
単語登録をしてメール処理が爆速になると、多くのメリットがあります。ぜひ皆さんも試してみてください。
↓「速さは全てを解決する 『ゼロ秒思考』の仕事術」を読んで、私はPCの単語登録にハマりました。単語登録以外にも仕事効率化のコツがたくさん書かれてます。
